Destructoras de documentos: Máquinas imprescindibles en tu oficina o hogar que 'protegen' la información que ha dejado de ser útil
Para quienes trabajan con información confidencial, que tarde o temprano deba ser destruida, las máquinas destructoras de documentos son la mejor opción. Y lo son, porque se trata de una inversión de coste relativamente bajo cuyos buenos resultados están a la vista.
No es necesaria mucha imaginación para asumir que la destrucción de documentos confidenciales constituye una función de vital importancia para quienes operan con información sensible, sobre todo en administraciones públicas, empresas y centros de decisión; áreas en las que la utilización de este tipo de dispositivos resulta cada día más imprescindible.
En los años 80, coincidiendo con la expansión informática y dado el constante incremento de los volúmenes de información sobre diversos soportes, la empresa Fellowes lanzó las primeras destructoras de documentos comerciales en Estados Unidos, fruto de un acuerdo con la compañía alemana EBA Maschinenfabrik. Sus primeros clientes: el gobierno y las entidades financieras de aquel país. El éxito de este negocio impulsó a la compañía a diseñar y fabricar su propia línea de productos, incluyendo, a partir de 1990, la primera gama de destructoras personales.
Hoy en día es habitual ver, allí donde se trabaja con información sobre papel, la constante utilización de estas máquinas destructoras. Productos que sobre todo se utilizan en el ámbito de la Pyme, además de todo tipo de sectores, ya que la mayoría de estos productos se orientan a la oficina, aunque otra área importante a la que se dirigen cada vez más es a la de los usuarios domésticos. En este segmento vemos como se incrementa a diario el número de hogares que disponen de destructoras domésticas, sencillas pero asequibles, para uso particular.
La pregunta es obvia: ¿Si estos equipos existen hace décadas en el mercado, por qué sólo recientemente comienzan a ser demandados en nuestro país?
“En España, al igual que en otras muchas tendencias, hemos ido muy a la zaga respecto a otros países europeos o EE.UU. Es el caso de lo que se refiere a la seguridad de la información y la utilización de máquinas destructoras: equipos que tienen la función de eliminar de manera segura información recogida en documentos impresos, CDs, DVDs y tarjetas de crédito”, explica Héctor Barak, director general de Fellowes Ibérica.
“En este sentido, nuestros equipos ofrecen máximas garantías de seguridad en los procesos de eliminación de todo tipo de documentos. Esto se debe a que disponen de varios tipos de cortes para la destrucción de información en papel, CDs o tarjetas de crédito, ya que algunos de ellos incorporan tecnologías innovadoras como Microcorte, que incrementa la seguridad proporcionada por sus destructoras al nivel 4, la tecnología SafeSense, dirigida a garantizar la seguridad del usuario del equipo, o el sistema 100% anti-atasco, que asegura una destrucción eficaz sin atascos” recuerda Héctor Barak.En todo caso la gente comienza a estar muy convencida de la importancia de eliminar correctamente sus documentos impresos. Se cuida cada vez más de tirar a la papelera algún documento que contenga información valiosa, porque no se ignora que los especialistas en rastrear datos vitales en la basura (nueva tendencia del espionaje empresarial) están siempre al acecho. Podría utilizar otros sistemas o servicios para destruir esos documentos, pero la utilización de una máquina destructora de papel es, sin duda, el procedimiento mas seguro y limpio. Los hechos así lo demuestran.
Ahora bien, no hay que olvidar que, entre los condicionantes a tener en cuenta a la hora de adquirir una máquina de este tipo resulta esencial entender el entorno en el cual será utilizada, consecuentemente la seguridad requerida y las características disponibles de cada equipo.Delimitar cuál es el grado exacto de seguridad que proporciona una destructora, marcará la pauta para elegir la destructora más adecuada a nuestras necesidades.
““Otro punto a destacar” recuerda el director general de Fellowes Ibérica, “es el nivel de seguridad necesario al destruir un documento, ya que existen destructoras con un corte en tiras, partículas o microcorte, siendo este último el que ofrece un mayor nivel de seguridad. Este tipo de corte resulta esencial cuando se trata de documentos altamente confidenciales ya que es prácticamente imposible para los ladrones de identidad reconstruir el documento”.
La mayoría de las maquinas de este tipo puede cortar el papel o bien en tiras, o bien en pequeñas partículas. La opción de cortar el papel en tiras es, obviamente, la menos segura de todas, ya que reconstruir el soporte es muy sencillo. Respecto a la capacidad de transformar el papel en partículas, no todas las máquinas son iguales, por lo que hay que determinar el grado de seguridad que se precisa y le definirán el modelo más apropiado.
También es importante conocer el número de personas que utilizarán la destructora ya que esto determinará la potencia necesaria de la misma, o las funcionalidades que se necesitan, como una destrucción silenciosa o con tecnología anti atascos.
Estas máquinas cuentan, asimismo, con varios dispositivos de seguridad. Si algún papel se llega a “trabar”, las cuchillas dejan de funcionar automáticamente y hacen exactamente lo mismo si los censores detectan que lo que se va a cortar no es papel (o aquello que la maquina pueda destruir además de papel).
Todo esto va muy relacionado con la velocidad de destrucción de cada una de las maquinas. Es decir, las destructoras más grandes disponen de cuchillas mayores, lo que hace que destruyan a mayor velocidad. Aquí conviene poner atención en el índice de la velocidad a que suelen trabajar. Este indicador se expresa, por lo general, en centímetros por segundo o, a veces también, en metros por minuto. Cualquier máquina destructora seria deberá contemplar dicha información.
Finalmente, conviene destacar que la posesión de maquinas destructoras de papel implica siempre una buena clasificación de los residuos, con lo que se genera así un bien al medio ambiente en general. Sin olvidar que el papel destruido no debe mezclarse con otros residuos. Además, en la mayoría de los países existen empresas de reciclaje que agradecen recibir papel previamente desmenuzado.
